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Automatizar os processos de rotina de uma empresa é uma escolha atrativa por diversos motivos, como por exemplo maior agilidade na realização desses processos, padronização de qualidade, mais produtividade e redução de custos. Dessa forma, empresas dos mais diversos setores obtêm uma solução para alavancar seus negócios numa rapidez e numa escala que somente os avanços tecnológicos permitem.
Acontece que, para que a automação de processos seja realmente bem sucedida e eficiente, é necessário estar atento(a) a alguns primeiros passos fundamentais. Fazer as escolhas certas ainda na fase da implementação, é o tipo de atitude que pode fazer toda a diferença lá na frente.
Confira, agora, os primeiros passos determinantes para obter uma automação de processos exitosa em empresas.
É essencial que sejam identificados todos os processos executados por todos os setores da empresa. Aqui, é preciso muita atenção e cuidado, pois, a depender do porte da empresa, o número de processos pode ser bastante elevado.
Nesta etapa devem ser observados quais atividades são recorrentes, quais podem ser consideradas repetitivas e, ainda, quais são duplicadas e que podem ser eliminadas de imediato. Também é aqui que são classificadas as tarefas que não necessitam ser realizadas de maneira manual. É como passar um pente fino na organização inteira.
Com os processos 100% mapeados e a estratégia de automação estabelecida, é chegada a hora de encontrar o software que irá ficar à frente da automação. O objetivo aqui é poder contar com uma tecnologia segura e que seja, ao mesmo tempo, adaptável à realidade da empresa.
Entre outras funcionalidades, o recomendado é que a tecnologia escolhida possa fornecer, por exemplo, relatórios atualizados em tempo real, que consiga fazer cálculos de alta complexidade, que possibilite a programação de bots inteligentes e que tenha habilidade para traçar o perfil dos clientes, dependendo da demanda identificada ou aplicação de uso.
É verdade que o monitoramento é importante o tempo todo quando falamos de automação de processos, mas, nos momentos iniciais, essa etapa merece uma atenção especial. Isso acontece porque é através do monitoramento que a empresa vai receber as informações derivadas da automação de processos.
Com essas informações em mãos, a empresa vai identificar se o seu planejamento está tendo o resultado esperado e conseguir estabelecer com precisão o que pode ser feito para que os objetivos sejam cumpridos de forma assertiva e eficaz.
Sim, a otimização faz parte dos primeiros passos da automação de processos. Como a automação agiliza consideravelmente a execução de atividades de rotina dentro de uma empresa e possibilita o crescimento num nível mais acelerado, a necessidade de otimizar os processos também surge mais cedo.
Conforme a organização vai crescendo, novas necessidades vão surgindo e é natural que sejam feitas otimizações tanto no software de automação de processos quanto na empresa como um todo. Para que isso aconteça, é necessário repensar metas, rever indicadores de desempenho e reformular métricas.
Quer saber mais sobre otimização de processos? Recomendamos a leitura do nosso texto sobre RPA, a automação robótica de processos.
